Créez votre premier bon de travail

Simple-Simon, Le Bon De Travail Intelligent

Gestion – Au bureau – Le module Office

Simple-Simon se compose d’un module Office et d’une application. Les employés de bureau peuvent créer les bons de travail dans le module Office et les programmer dans l’agenda du personnel de terrain. Les données de base telles que les clients, les articles et les adresses professionnelles peuvent être gérées via le module Office. Le module Office fonctionne en temps réel avec l’application Simon.

Exécution – Sur le terrain – Simon App

Lorsque le personnel de terrain se connecte à l’application Simon, il peut sélectionner les bons de travail planifiés et démarrer le bon de travail. Les heures de déplacement / de travail sont immédiatement suivies. Ils peuvent également créer des bons de travail en cours de route si vous le souhaitez.

Lisez ci-dessous pour plus d’informations sur l’utilisation du module Office et de l’application, et créez votre premier bon de travail.

Module Simon Office – Créez votre premier bon de travail (brève description)

1. Créez votre profil d’entreprise.

Allez à Identité de l’entreprise –> Informations sur l’entreprise. Ajoutez votre logo et les informations sur votre entreprise.

2. Créez Votre équipe.

Allez dans votre équipe -> Utilisateur -> Nouvel utilisateur et remplissez les champs souhaités. Vous pouvez choisir entre l’utilisateur “Sur le terrain” ou “Au bureau”. L’utilisateur “sur le terrain” est votre travailleur de terrain qui utilise l’application Simple-Simon et peut traiter ses ordres de travail à partir de là. L’utilisateur “Au bureau” peut se connecter via n’importe quel navigateur et a accès au module de bureau dans lequel vous êtes actuellement.

Téléchargez le Simon App de l’Appstore ou du Playstore.

3. Ajoutez vos articles, clients et adresses de travail.

Remplissez votre espace Simon avec des données de base. Allez dans Données de base, à partir desquelles vous pouvez ajouter des clients, des adresses de travail, des articles manuellement ou via une importation Excel. Vous pouvez également ajouter vos propres formulaires, objets et contacts. Les articles que vous saisissez ici sont disponibles dans l’application Simon pour enregistrer des articles usagés sur un bon de travail.

Note : Si vous intégrez vous-même un logiciel de comptabilité, les données de base seront automatiquement alimentées à partir de votre logiciel de comptabilité.

4. Prévoyez un bon de travail pour votre travailleur sur le terrain.

Allez à Planification -> Planification hebdomadaire. Lorsque vous passez votre souris sur le planning, vous verrez que la souris se transforme en signe +. Cliquez quelque part sur un jour/une heure pour programmer un bon de travail.

5. Créez ou sélectionnez le bon de travail que vous souhaitez programmer.

Vous pouvez créer un nouveau bon de travail en cliquant sur “Nouveau bon de travail” ou sélectionner un bon de travail existant sous “Rechercher un bon de travail” pour le mettre dans le planning.

6. Le bon de travail est maintenant programmé.

Vous voyez maintenant que le bon de travail est visible dans le calendrier du travailleur sur le terrain. Cet horaire est connecté en temps réel à l’application Simon. Si vous planifiez un bon de travail ici, il apparaîtra automatiquement dans l’emploi du temps de votre travailleur sur le terrain.

Simon App (Personnel de terrain)

7. Traitement des bons de travail dans le Simon App.

Assurez-vous que l’application est téléchargée et connectez-la à votre module de bureau (une seule fois). Il existe plusieurs façons de connecter l’application à votre module de bureau (demande d’adresse électronique, scan du code QR, saisie de la clé du bureau).

Maintenant que l’application est connectée à votre module de bureau, vous pouvez vous connecter. Une fois connecté, vous accédez directement à votre tableau de planification personnel et vous verrez vos ordres de travail dans la planification. De là, vous pouvez sélectionner le bon de travail et commencer à travailler !

8. Tableau des plans

Une fois connecté, vous pouvez immédiatement consulter votre planning et voir quels sont les bons de travail qui ont été programmés pour vous. Vous pouvez également changer la vue en “vue du jour”. Cliquez sur l’icône du calendrier dans le coin supérieur gauche pour passer de la vue du jour à celle de la semaine.

Si vous souhaitez programmer des bons de travail en cours de route, cliquez sur le signe + en bas à droite. De là, vous pouvez créer un nouveau bon de travail ou sélectionner un bon de travail existant pour le programmer.

9. Commencez par votre bon de travail.

Pour commencer, cliquez sur le bon de travail dans votre agenda. De là, vous verrez plus d’informations sur votre commande de travail et vous pourrez immédiatement commencer à enregistrer votre temps de déplacement et/ou votre temps de travail. Vous pouvez également vous rendre à votre lieu de travail via Google maps, Waze ou Apple maps.

10. Gardez une trace du temps de travail.

Dans cet exemple, nous supposons que vous êtes arrivé à l’adresse de travail et que vous allez travailler directement sur le bon de travail. Vous pouvez également commencer par sélectionner “Démarrer le temps de déplacement” ou “Se rendre à l’adresse du travail”, puis le temps de déplacement sera enregistré.

Comme nous allons travailler maintenant, vous pouvez voir en haut que le temps de travail est enregistré en arrière-plan. Si vous cliquez sur le symbole de la tasse à café, le temps de pause est enregistré. Dès que vous avez fini de faire une pause, vous pouvez continuer à enregistrer le temps de travail.

11. Enregistrer des articles.

Cliquez sur ajouter sous la rubrique “Articles usagés”. Sur cet écran, vous pouvez indiquer les articles que vous avez utilisés dans le cadre de votre travail. Les éléments que vous trouvez ici, sont d’abord ajoutés au bureau comme données de base. Vous pouvez également scanner les codes-barres pour trouver rapidement le bon article.

12. Formulaires personnalisés.

Dans le module Office, vous pouvez également ajouter ” Formulaires personnalisés ” sous les données de base. Ces propres formulaires peuvent ensuite être remplis par le personnel de terrain. Cela vous donne des informations supplémentaires sur ce qui s’est passé sur le terrain. Vous pouvez inclure des photos, des listes de contrôle, un tableau des valeurs, un croquis, des questions ouvertes et fermées. Les clients l’utilisent pour les listes de maintenance, les rapports d’installation, les rapports de livraison et bien plus encore.

Si vous avez ajouté vos propres formulaires via le module Office, ils apparaîtront dans le bon de travail sous ” Formulaires personnalisés “.

Cliquez sur le formulaire et remplissez les questions.

13. Le travail est prêt ? Cliquez sur le drapeau d’arrivée.

Lorsque vous avez terminé votre travail, vous pouvez signaler que le bon de travail est prêt. Vous pouvez le faire en cliquant sur le drapeau d’arrivée situé à gauche de l’écran. Vous accéderez ainsi à l’aperçu des bons de travail. Voici un résumé de ce qui a été enregistré sur le bon de travail jusqu’à présent. Vérifiez si les heures enregistrées et les articles consommés sont corrects et corrigez-les si nécessaire. Vous pouvez également ajouter les heures d’un collègue à son bon de travail et modifier ses remarques. Tout va bien ? Demandez au client de signer le bon de travail sur votre tablette téléphonique (voir étape 14).

14. Signature.

Si tout est correct, vous pouvez demander une signature au client. Cliquez sur l’icône du crayon pour ajouter une signature. Une fois que le client a signé, vous pouvez également envoyer le bon de travail par courrier électronique au client ou à votre propre adresse électronique.

Dès que le bon de travail est signalé comme étant prêt, il est immédiatement visible dans le module de bureau et peut être contrôlé/manipulé à volonté.

Ça y est, vous venez de planifier et de traiter avec succès votre bon de travail. Si vous avez besoin de plus amples informations, veuillez nous contacter à l’adresse support@simple-simon.net.

Intégrations

Simple-Simon peut être intégré à divers progiciels de comptabilité. Travaillez encore plus facilement et plus rapidement en intégrant Simple-Simon à votre progiciel de comptabilité. Vous pouvez ainsi (selon votre logiciel de comptabilité) importer des articles et des données clients dans Simple-Simon et utiliser ces données directement dans vos bons de travail. Lorsque le bon de travail est archivé dans le module de bureau, il est renvoyé à votre progiciel de comptabilité sous la forme d’un bon de commande/concept de facture (selon votre progiciel de comptabilité).

L’intégration offre à nos clients les avantages suivants :

• Une facturation plus rapide et moins d’erreurs.
• Simon ramasse tous vos articles, visite et livre les clients à partir de votre logiciel de comptabilité et ils sont instantanément disponibles dans Simon.
• Votre bon de travail est traité dans Simple Simon et les bons de travail archivés sont automatiquement renvoyés sous forme de facture provisoire.
• Le bon de travail est-il prêt ? 5 minutes plus tard, la facture peut être envoyée au client.
• Facilitez le traitement des bons de travail, cela permet de gagner du temps et de l’argent immédiatement !
• Facile à organiser vous-même, en 5 minutes votre intégration est prête.
• Commencez rapidement et créez un compte de test pour un test entièrement intégré.
• L’intégration peut être configurée à partir de votre environnement Simon sous “Intégrations”.

Consultez la page sur l’intégration pour connaître les intégrations possibles :

Voir toutes les intégrations