Erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsauftrag

Simple-Simon, Die Kluge Arbeitsauftrags-App

Management – Im Büro – Das Büromodul

Simple-Simon besteht aus einem Büromodul und einer App. Die Büromitarbeiter können die Arbeitsaufträge im Büromodul erstellen und sie in der Agenda der Außendienstmitarbeiter einplanen. Die Basisdaten wie Kunden, Artikel & Arbeitsadressen können über das Modul Office verwaltet werden. Das Office-Modul arbeitet in Echtzeit mit der Simon-App.

Ausführung – Im Feld – Simon App

Wenn sich Außendienstmitarbeiter in die Simon-App einloggen, können sie die geplanten Arbeitsaufträge auswählen und den Arbeitsauftrag starten. Die Reise-/Arbeitszeiten werden sofort verfolgt. Wenn sie es wünschen, können sie unterwegs auch Arbeitsaufträge erstellen.

Für weitere Informationen zur Verwendung des Office-Moduls und der App lesen Sie bitte unten und erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsauftrag.

Simon-Büro-Modul – Erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsauftrag (kurze Beschreibung)

1. Erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil.

Gehen Sie zu Firmendesign -> Firmeninformationen. Fügen Sie Ihr Logo und Firmeninformationen hinzu.

2. Erstellen Sie Ihr Team.

Gehen Sie zu Ihrem Team -> Benutzer -> Neuer Benutzer und füllen Sie die gewünschten Felder aus. Sie können zwischen dem Benutzer “Im Feld” oder “Im Büro” wählen. Der Benutzer “Im Außendienst” ist Ihr Außendienstmitarbeiter, der die Simple-Simon App verwendet und von dort aus seine Arbeitsaufträge bearbeiten kann. Der ” Im Büro”-Benutzer kann sich über jeden Browser einloggen und hat Zugriff auf das Büro-Modul, in dem Sie sich gerade befinden.

Laden Sie die Simon-App aus dem Appstore oder dem Playstore herunter.

3. Fügen Sie Ihre Artikel, Kunden und Arbeitsadressen hinzu.

Füllen Sie Ihren Simon-Bereich mit Stammdaten. Gehen Sie zu Basisdaten, von wo aus Sie Kunden, Arbeitsadressen, Artikel manuell oder über einen Excel-Import hinzufügen können. Sie können auch Ihre eigenen Formulare, Objekte und Kontakte hinzufügen. Die Artikel, die Sie hier eingeben, stehen in der Simon App zur Verfügung, um gebrauchte Artikel auf einem Arbeitsauftrag zu registrieren.

Hinweis: Wenn Sie selbst ein Buchhaltungspaket integrieren, werden die Basisdaten automatisch aus Ihrem Buchhaltungspaket gefüllt.

4. Planen Sie einen Arbeitsauftrag für Ihren Außendienstmitarbeiter.

Gehen Sie zu Planung -> Wochenplanung. Wenn Sie mit der Maus über die Planung fahren, sehen Sie, dass sich die Maus in ein +-Zeichen ändert. Klicken Sie irgendwo auf einen Tag/eine Uhrzeit, um einen Arbeitsauftrag zu planen.

5. Den Arbeitsauftrag erstellen oder auswählen

Sie können einen neuen Arbeitsauftrag erstellen, indem Sie auf “Neuer Arbeitsauftrag” klicken oder unter “Arbeitsauftrag suchen” einen bestehenden Auftrag auswählen, um ihn in den Zeitplan aufzunehmen.

6. Der Arbeitsauftrag ist nun eingeplant.

Nun sehen Sie, dass der Arbeitsauftrag im Kalender des Außendienstmitarbeiters sichtbar ist. Dieser Zeitplan ist in Echtzeit mit der Simon-App verbunden. Wenn Sie hier einen Arbeitsauftrag einplanen, erscheint dieser automatisch im Zeitplan Ihres Außendienstmitarbeiters.

Simon App (Außendienstmitarbeiter)

7. Handhabung von Arbeitsaufträgen in der Simple-Simon App.

Stellen Sie sicher, dass die App heruntergeladen wird und verbinden Sie sie mit Ihrem Büromodul (nur einmal). Es gibt mehrere Möglichkeiten, die App mit Ihrem Büromodul zu verbinden (E-Mail-Adresse anfordern, QR-Code scannen, Büroschlüssel eingeben).

Nun, da die App mit Ihrem Büromodul verbunden ist, können Sie sich anmelden. Sobald Sie eingeloggt sind, gelangen Sie direkt zu Ihrer persönlichen Plantafel und sehen Ihre Arbeitsaufträge in der Planung. Von dort aus können Sie den Arbeitsauftrag auswählen und mit der Arbeit beginnen!

8. Tabelle der Pläne.

Sobald Sie eingeloggt sind, können Sie Ihren Zeitplan sofort einsehen und sehen, welche Arbeitsaufträge für Sie eingeplant wurden. Sie können die Ansicht auch in eine “Tagesansicht” ändern. Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der linken oberen Ecke, um zwischen Tages- und Wochenansicht zu wechseln.

Wenn Sie Arbeitsaufträge unterwegs einplanen möchten, klicken Sie auf das +-Zeichen unten rechts. Von dort aus können Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen oder einen bestehenden Auftrag zur Planung auswählen.

9. Beginnen Sie mit Ihrem Arbeitsauftrag.

Um zu beginnen, klicken Sie auf den Arbeitsauftrag in Ihrem Zeitplan. Von dort aus sehen Sie weitere Informationen über Ihren Arbeitsauftrag und können sofort mit der Registrierung Ihrer Reisezeit und/oder Arbeitszeit beginnen. Sie können auch über Google Maps, Waze oder Apple Maps zu Ihrer Arbeitsadresse navigieren.

10. Behalten Sie den Überblick über die Arbeitszeit.

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie an der Arbeitsadresse angekommen sind und dass Sie den Arbeitsauftrag direkt bearbeiten werden. Sie können auch zuerst “Reisezeit starten” oder “Zur Arbeitsadresse navigieren” wählen, dann wird die Reisezeit aufgezeichnet.

Da wir jetzt arbeiten werden, können Sie oben sehen, dass die Arbeitszeit im Hintergrund erfasst wird. Wenn Sie auf das Kaffeetassensymbol klicken, wird die Pausenzeit aufgezeichnet. Sobald Sie die Pause beendet haben, können Sie mit der Registrierung der Arbeitszeit fortfahren.

11. Artikel registrieren.

Klicken Sie unter der Rubrik “Gebrauchte Artikel” auf “Hinzufügen”. Auf diesem Bildschirm können Sie angeben, welche Artikel Sie während Ihrer Arbeit verwendet haben. Die Artikel, die Sie hier finden, werden zunächst im Büro als Basisdaten hinzugefügt. Sie können auch Barcodes scannen, um schnell den richtigen Artikel zu finden.

12. Eigene Formulare.

Im Büromodul können Sie unter Grunddaten auch “Eigene Formulare” hinzufügen. Diese eigenen Formulare können dann von den Außendienstmitarbeitern ausgefüllt werden. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen über die Ereignisse vor Ort. Sie können Fotos, Checklisten, Wertetabelle, Skizze, offene und geschlossene Fragen einfügen. Kunden verwenden diese für Wartungslisten, Installationsberichte, Auslieferungsberichte und vieles mehr.

Wenn Sie über das Modul Office eigene Formulare hinzugefügt haben, erscheinen diese im Arbeitsauftrag unter “Eigene Formulare”.

Klicken Sie auf das Formular und füllen Sie die Fragen aus.

13. Ist die Arbeit bereit? Klicken Sie auf die Zielflagge.

Wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, können Sie melden, dass der Arbeitsauftrag fertig ist. Sie können dies tun, indem Sie auf die Zielflagge auf der linken Seite des Bildschirms klicken. Sie gelangen auf die Übersicht der Arbeitsaufträge. Dies ist eine Zusammenfassung dessen, was bisher über den Arbeitsauftrag registriert wurde. Überprüfen Sie, ob die registrierten Stunden und die verbrauchten Artikel korrekt sind und passen Sie sie gegebenenfalls an. Sie können auch die Stunden eines Kollegen in den Arbeitsauftrag aufnehmen und Bemerkungen ändern. Alles in Ordnung? Lassen Sie den Kunden den Arbeitsauftrag auf Ihrem Tablet-Telefon unterschreiben (siehe Schritt 14).

14. Unterschrift.

Wenn alles korrekt ist, können Sie den Kunden um eine Unterschrift bitten. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um eine Unterschrift hinzuzufügen. Sobald der Kunde unterschrieben hat, können Sie den Arbeitsauftrag auch per E-Mail an den Kunden oder an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Sobald der Arbeitsauftrag als fertig gemeldet wird, ist er sofort im Büromodul sichtbar und kann nach Belieben kontrolliert/behandelt werden.

Das war’s, Sie haben soeben Ihren Arbeitsauftrag erfolgreich geplant und bearbeitet. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter support@simple-simon.net.

Integrationen

Simple-Simon kann in verschiedene Buchhaltungssoftwarepakete integriert werden. Arbeiten Sie noch einfacher und schneller, indem Sie Simple-Simon in Ihr Buchhaltungssoftwarepaket integrieren. So können Sie (je nach Ihrer Buchhaltungssoftware) Artikel- und Kundendaten in Simple-Simon importieren und diese Daten direkt in Ihren Arbeitsaufträgen verwenden. Wenn der Arbeitsauftrag im Office-Modul archiviert wird, wird er als Bestellung/Rechnung (je nach Ihrem Buchhaltungsprogramm) an Ihr Buchhaltungsprogramm zurückgeschickt. Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden noch schneller Rechnungen stellen!

Die Integration bietet unseren Kunden folgende Vorteile :

• Sie können Ihre Rechnung schneller versenden und Sie machen weniger Fehler.
• Simon erwirbt automatisch alle Ihre Kunden und Artikel von Ihr Buchhaltungspaket
  und dies ist direkt in Simon verfügbar.
• Ihr Arbeitsauftrag wird in Simple-Simon abgeschlossen, der archivierte Arbeitsauftrag wird als Rechnungsentwurf oder Kundenauftrag (je nach Buchhaltungspaket) an Ihrer Buchhaltungssoftware zurückgeschickt.
• Ist Ihr Arbeitsauftrag fertig? Innerhalb von 5 Minuten kann die Rechnung an Ihren Kunden geschickt werden.
• Das macht die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen mühelos, spart direkt Zeit und Geld!
• Die Integration kann leicht von Ihnen selbst erstellt werden und ist innerhalb von 5 Minuten fertig.
• Legen Sie schnell los und erstellen Sie ein Testkonto für einen vollständig integrierten Test.

Siehe die Integrationsseite für mögliche Integrationen :

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