“Door de integratie tussen Visma Bouwsoft en Simple Simon besparen we heel wat dubbel werk. Uit te voeren werkbonnen, gepresteerde uren en artikelen worden eenvoudig in twee richtingen met elkaar uitgewisseld.”
Glaswerken Vigoureux is glashelder over samenwerking met Simple-Simon en Visma Bouwsoft
Volle glas vooruit
Glaswerken Vigoureux heeft decennialange ervaring in glaswerken op maat in de regio Antwerpen en omstreken. Het familiebedrijf is opgericht in 1946 door de overgrootvader van Thierry Meyers, die ondertussen het stokje heeft overgenomen en daarmee de familietraditie voortzet. Glaswerken Vigoureux houdt zich onder andere bezig met herstellingen van beschadigde of gecondenseerde ruiten, het plaatsen van interieurbeglazing, glazen deuren en het vervangen van polycarbonaatplaten.
Het familiebedrijf is gericht op het leveren van service en streeft ernaar om te allen tijde een totaalplaatje te creëren voor de klant. “Op het moment dat er bijvoorbeeld een straat afgesloten dient te worden, zien wij erop toe dat de klant hier niks voor hoeft te doen.” Daarnaast is er weinig verloop binnen het personeelsbestand. Momenteel zijn er een vijftal glasplaatsers actief, waarvan het merendeel al jarenlang werkt bij Glaswerken Vigoureux. “Doordat we een vast team hebben, zorgen we voor een persoonlijke touch en bieden we maatwerk.” De groei die het familiebedrijf heeft doorgemaakt is naar eigen zeggen mede te danken aan de geoptimaliseerde werkprocessen die zij ervaren hebben door het gebruik van Bouwsoft en Simple-Simon.
Glaswerken Vigoureux was klaar met het ingooien van zijn eigen ruiten
“Voorheen hadden we veel papierwerk wat we moesten afdrukken, sorteren en vastnieten. Op het moment dat er een werkbon kwijt was, vonden we die vaak niet meer terug. Ook waren de bonnen destijds handgeschreven en vaak enorm onduidelijk. De buitendienst gaf eerder al te kennen dat er behoefte was aan een digitaliseringsslag.”
Sinds 2011 wordt er gebruikgemaakt van Visma Bouwsoft. Bouwsoft is een all-in-one software speciaal opgericht voor de bouwsector om de volledige administratie mee uit te voeren. Vertrekkend van het eerste contact met de klant tot de laatste factuur. Volgens Glaswerken Vigoureux is het gebruik van Bouwsoft gemakkelijk en biedt de software veel mogelijkheden zoals het beperken van onnodig zoekwerk. “We werken vanuit projecten, hierin kun je alles wat we versturen zoals offertes, bijlagen en mails eenvoudig terugvinden. Alles wordt nu netjes digitaal opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat er zelden iets misgaat. In het begin was het natuurlijk even wennen, maar zodra er contact opgenomen werd met de helpdesk werden we goed geholpen. We zijn inmiddels gewend aan Bouwsoft en zeer tevreden.”
Het familiebedrijf kwam enkele jaren terug op een event van Bouwsoft een partij tegen die werkbonnen digitaliseert. “Hetgeen we daar tegenkwamen was echter dermate complex, dat we er niet wijzer van werden. Ook boden deze partijen weinig mogelijkheden tot opleiding.“ Glaswerken Vigoureux is daarna naar Bouwsoft gestapt, waarna een vertegenwoordiger van Bouwsoft Simple-Simon heeft aangedragen. “Het grote voordeel is dat Bouwsoft gekoppeld wordt met Simple Simon waardoor heel wat dubbel werk wordt uitgespaard. Mede door de motivatie bij de plaatsers ging de implementatie enorm vlot. Als ze iets veranderd willen hebben in de werkbonnen of eigen formulieren, geven ze dat goed aan. Dat is dan in Simon ook snel geregeld.”
Workflow Bouwsoft én Simple-Simon
Het proces begint door middel van een werkbon voor het opmeten in Bouwsoft. Deze bon wordt vervolgens doorgestuurd naar Simple-Simon om ingepland te worden door de binnendienst. Als deze verwerkt is door de buitendienst, wordt de werkbon teruggestuurd naar het Bouwsoft project. Vanuit daar komt een offerte voort. Op het moment dat deze wordt goedgekeurd, gaat er weer een werkbon richting Simple-Simon voor het inplannen van de daadwerkelijke plaatsing. Na de plaatsing gaat ook deze werkbon weer terug naar Bouwsoft en kan de factuur opgemaakt worden.
“Dit proces is een enorme efficiëntieslag ten opzichte van eerder.”
Voordelen sinds introductie Simple-Simon
-
“Alles wordt in één project verzameld, waardoor alle foto’s en bijlagen achteraf teruggevonden kunnen worden.”
-
“Door de verplichte velden is de benodigde informatie zoals een foto altijd voorhanden. Dit is nodig om de situatie vooraf in te schatten voor het maken van een passende offerte.”
-
“De urenregistratie zorgt ervoor dat we zowel de heen- als de terugreis en dus de gewerkte uren op een handige manier terugzien.”
-
“Tijdens het opmeten wordt er een eigen formulier gebruikt waarbij het verplicht is om een foto van de situatie te maken. Daarnaast kunnen eventuele opmerkingen toegevoegd worden.“
-
“De gemaakte foto’s zorgen er ook voor dat we achteraf terug kunnen zien welke projecten geschikt zijn voor bijvoorbeeld beeldmateriaal op onze website.”
-
“Middels Simple-Simon krijgen de klanten nu vooraf automatisch een sms toegestuurd. Vroeger moesten we altijd bellen. Dit scheelt ook weer een handeling en nadenkwerk.”
Gerechtelijk geschil gewonnen dankzij Simple-Simon
Een project wordt middels handtekening ook digitaal via Simple-Simon afgehandeld. Hierdoor is de goedkeuring te allen tijde terug te vinden.
“Zo hebben we eens een gerechtelijk geschil gehad met een klant. Doordat we Simple-Simon gebruikten, konden wij aantonen dat deze klant had getekend onder de digitale werkbon met de foto’s van het resultaat erop. Dat soort conflicten zijn nooit leuk, maar veel minder gedoe dan met een papieren bon.”
Thierry sluit af:
“Mijn advies voor bedrijven die hun werkbon ook willen digitaliseren en eventueel al werken met Visma Bouwsoft: Maak gebruik van de opleiding* van Simple-Simon! Zo kun je samen met de experts dat traject in gaan en vragen stellen. Simple-Simon kan meer dan we initieel dachten, dat wil je volledig benutten!”
*Simple-Simon biedt verschillende implementatiepakketten om de opstartfase soepel te laten verlopen en waardoor alle functionaliteiten uitgebreid uitgelegd worden.
Korte live demo met een Simon consultant
Benieuwd hoe jij net als Glaswerken Vigoureux, jouw werkprocessen eenvoudig kan digitaliseren met Simple-Simon? Onze consultant laat het je graag zien tijdens een online demo. Tijdens de gratis demo komen alle functionaliteiten van Simon’s werkbon app aan de orde. Zo krijg je handvatten om zelf gericht aan de slag te gaan met Simple-Simon. Aanvankelijk wordt er gekeken naar jouw werksituatie, waardoor de demo altijd aansluit op jouw werksituatie, wensen en behoeften.
Live demo plannen met een Simon consultant
Of start hieronder direct jouw gratis Simon proefperiode
Tijdens de gratis proefperiode kan je namelijk de functies van Simple-Simon geheel vrijblijvend testen. Ook de koppeling met jouw vertrouwde boekhoudpakket kan je in deze periode proberen.