Erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsauftrag

Simple-Simon, die kluge Arbeitsauftrags app

Management – ​​Im Büro – Das Office-Modul

Einen digitalen Arbeitsauftrag zu erstellen ist mit Simple-Simon nicht schwer. Simple-Simon besteht aus einem Office-Modul und einer App. Die Innendienstmitarbeiter können die Arbeitsaufträge im Office-Modul erstellen und im Kalender der Außendienstmitarbeiter einplanen. Die Basisdaten wie Kunden, Artikel & Arbeitsadressen können über das Office Modul verwaltet werden. Das Office Modul arbeitet in Echtzeit mit der Simon App.

Ausführung – Im Feld – Simon App

Wenn sich die Außendienstmitarbeiter in der Simon App anmelden, können sie die geplanten Arbeitsaufträge auswählen und mit der Bearbeitung des Arbeitsauftrags beginnen. Die Reise-/Arbeitszeiten werden sofort erfasst. Auf Wunsch können sie nebenbei auch Arbeitsaufträge erstellen.

Lesen Sie unten weiter, um mehr über die Verwendung des Office-Moduls und der App zu erfahren und Ihren ersten Arbeitsauftrag zu erstellen.

Simon Office Modul – Erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsauftrag (Kurzbeschreibung)

1. Erstellen Sie Ihr Firmenprofil.

Gehen Sie zu Unternehmensidentität -> Unternehmensinformationen. Fügen Sie Ihr Logo und Firmeninformationen hinzu.

2. Stellen Sie Ihr Team zusammen.

Gehen Sie zu Ihrem Team -> Benutzer -> Neuer Benutzer und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Sie können zwischen dem Benutzer „Im Außendienst“ oder „Im Büro“ wählen. Der User „Im Außendienst“ ist Ihr Außendienstmitarbeiter, der die Simple-Simon App nutzt und von dort aus seine Arbeitsaufträge abwickeln kann. Der Benutzer „Op Kantoor“ kann sich über jeden Browser einloggen und hat Zugriff auf das Office-Modul, in dem Sie sich gerade befinden.

Laden Sie die Simon-App aus dem Appstore oder Playstore herunter.

3. Fügen Sie Artikel, Kunden und Arbeitsadressen hinzu.

Füllen Sie Ihre Simon-Umgebung mit Stammdaten. Gehen Sie zu Grunddaten, von dort aus können Sie Kunden, Arbeitsadressen, Artikel manuell oder über einen Excel-Import hinzufügen. Sie können hier auch eigene Formulare, Objekte & Kontakte hinzufügen. Die hier eingegebenen Artikel stehen in der Simon App zur Verfügung, um gebrauchte Artikel zu einem Arbeitsauftrag zu registrieren.

Hinweis: Wenn Sie selbst eine Integration mit einem Buchhaltungspaket vornehmen, werden die Grunddaten automatisch aus Ihrem Buchhaltungspaket gefüllt.

4. Planen Sie einen Arbeitsauftrag für Ihren Außendienstmitarbeiter.

Gehen Sie zu Planung -> Wöchentliche Planung. Wenn Sie mit der Maus über den Zeitplan fahren, sehen Sie, dass sich die Maus in ein +-Zeichen ändert. Klicken Sie irgendwo auf einen Tag/eine Uhrzeit, um einen Arbeitsauftrag zu planen.

5. Erstellen Sie den Arbeitsauftrag, den Sie planen möchten, oder wählen Sie ihn aus.

Sie können einen neuen Arbeitsauftrag erstellen, indem Sie auf „Neuer Arbeitsauftrag“ klicken oder einen bestehenden unter „Arbeitsauftrag suchen“ auswählen, um ihn in die Planung aufzunehmen.

6. Der Arbeitsauftrag ist nun eingeplant.

Sie sehen nun, dass der Arbeitsauftrag im Kalender des Außendienstmitarbeiters sichtbar ist. Diese Planung ist in Echtzeit mit der Simon App verbunden. Wenn Sie hier einen Arbeitsauftrag planen, erscheint dieser automatisch in der Planung Ihres Außendienstmitarbeiters.

Simon App (Außendienstmitarbeiter)

7. Abwicklung von Arbeitsaufträgen in der Simple-Simon App.

Stellen Sie sicher, dass die App heruntergeladen wurde und verbinden Sie sie (einmalig) mit Ihrem Office-Modul. Sie können die App auf verschiedene Weise mit Ihrem Office-Modul verbinden (Anfrage-E-Mail-Adresse eingeben, QR-Code scannen, Office-Schlüssel eingeben).

Nachdem die App nun mit Ihrem Office-Modul verbunden ist, können Sie sich einloggen. Nach dem Einloggen gelangen Sie direkt zu Ihrer persönlichen Plantafel und sehen Ihre Arbeitsaufträge in der Planung. Von dort aus können Sie den Arbeitsauftrag auswählen und mit der Arbeit beginnen!

8. Die Planungstafel.

Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie sofort Ihren Terminplan einsehen und sehen, welche Arbeitsaufträge für Sie eingeplant wurden. Sie können die Ansicht auch auf „Tagesansicht“ ändern. Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der oberen linken Ecke, um die Tages- und Wochenansicht zu wechseln.

Wenn Sie Arbeitsaufträge unterwegs planen möchten, klicken Sie unten rechts auf das +-Zeichen. Von dort aus können Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen oder einen vorhandenen Arbeitsauftrag zum Einplanen auswählen.

9. Beginnen Sie mit Ihrem Arbeitsauftrag.

Um zu beginnen, klicken Sie auf den Arbeitsauftrag, der sich in Ihrem Zeitplan befindet. Von dort aus sehen Sie weitere Informationen aus Ihrem Arbeitsauftrag und können sofort mit der Erfassung Ihrer Reisezeit und/oder Arbeitszeit beginnen. Sie können auch über Google Maps, Waze oder Apple Maps zur Arbeitsadresse navigieren.

10. Arbeitszeit verfolgen.

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie an der Arbeitsadresse angekommen sind und sofort mit der Bearbeitung des Arbeitsauftrags beginnen. Sie können also auch zuerst „Reisezeit starten“ oder „Zur Arbeitsadresse navigieren“ auswählen, dann wird die Reisezeit erfasst.

Da wir gerade erst anfangen, können Sie oben sehen, dass die Arbeitszeit im Hintergrund erfasst wird. Wenn Sie auf das Kaffeetassensymbol klicken, wird die Pausenzeit erfasst. Wenn Sie mit einer Pause fertig sind, können Sie die Arbeitszeit weiter erfassen.

11. Artikel registrieren.

Klicken Sie unter der Überschrift „Verbrauchte Artikel“ auf „Hinzufügen“. Auf diesem Bildschirm können Sie angeben, welche Gegenstände Sie während Ihrer Arbeit verwendet haben. Die Artikel, die Sie hier finden, wurden zunächst in der Geschäftsstelle als Basisdaten hinzugefügt. Sie können auch Barcodes scannen, um schnell den richtigen Artikel zu finden.

12. Eigene Formulare.

Im Office-Modul können Sie unter den Grunddaten auch „Eigene Formulare“ hinzufügen. Diese eigenen Formulare können dann von den Außendienstmitarbeitern ausgefüllt werden. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen darüber, was im Feld passiert ist. Sie können Fotos, Checklisten, Tabellen mit Werten, Skizzen, offene und geschlossene Fragen bearbeiten. Kunden nutzen diese für Wartungslisten, Einbauberichte, Lieferberichte und vieles mehr.

Wenn Sie über das Office-Modul eigene Formulare hinzugefügt haben, erscheinen diese im Arbeitsauftrag unter „Eigene Formulare“.

Klicken Sie auf das Formular und füllen Sie die Fragen aus.

13. Bereit für die Arbeit? Klicken Sie auf die Zielflagge.

Wenn Sie die Arbeit beendet haben, können Sie melden, dass der Arbeitsauftrag fertig ist. Sie können dies tun, indem Sie auf die Zielflagge auf der linken Seite des Bildschirms klicken. Sie gelangen dann zur Auftragsübersicht. Dies ist eine Zusammenfassung dessen, was bisher im Arbeitsauftrag registriert wurde. Überprüfen Sie, ob die registrierten Stunden und verwendeten Artikel korrekt sind und passen Sie sie gegebenenfalls an. Sie können dem Arbeitsauftrag auch Stunden eines Kollegen hinzufügen und Kommentare anpassen. Alles ist gut? Lassen Sie den Kunden den Arbeitsauftrag auf Ihrem Telefon oder Tablet unterschreiben (siehe Schritt 14).

14. Unterschrift.

Wenn alles stimmt, können Sie den Kunden um eine Unterschrift bitten. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um eine Signatur hinzuzufügen. Wenn der Kunde unterschrieben hat, können Sie den Arbeitsauftrag auch per E-Mail an den Kunden oder an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Sobald der Arbeitsauftrag als fertig gemeldet wurde, ist er sofort im Office-Modul sichtbar und kann nach Wunsch geprüft/bearbeitet werden.

Das ist es, Sie haben gerade Ihren Arbeitsauftrag erfolgreich eingeplant und abgeschlossen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns bitte: support@simple-simon.net.

Integrationen

Simple-Simon lässt sich in verschiedene Buchhaltungssoftwarepakete integrieren. Arbeiten Sie noch einfacher und schneller, indem Sie Simple-Simon in Ihr Buchhaltungspaket integrieren. Sie können (abhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware) Artikel- und Kundendaten in Simple-Simon importieren und diese Daten direkt in den Arbeitsaufträgen verwenden. Wenn der Arbeitsauftrag im Office-Modul archiviert ist, wird er als Rechnungsentwurf (abhängig von Ihrem Buchhaltungsprogramm) an Ihr Buchhaltungsprogramm zurückgesendet. So können Sie Ihren Kunden noch schneller Rechnungen stellen!

Die Integration bietet unseren Kunden folgende Vorteile :

• Sie können Ihre Rechnung schneller versenden und Sie machen weniger Fehler.
• Simon erwirbt automatisch alle Ihre Kunden und Artikel von Ihr Buchhaltungspaket
  und dies ist direkt in Simon verfügbar.
• Ihr Arbeitsauftrag wird in Simple-Simon abgeschlossen, der archivierte Arbeitsauftrag wird als Rechnungsentwurf oder Kundenauftrag (je nach Buchhaltungspaket) an Ihrer Buchhaltungssoftware zurückgeschickt.
• Ist Ihr Arbeitsauftrag fertig? Innerhalb von 5 Minuten kann die Rechnung an Ihren Kunden geschickt werden.
• Das macht die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen mühelos, spart direkt Zeit und Geld!
• Die Integration kann leicht von Ihnen selbst erstellt werden und ist innerhalb von 5 Minuten fertig.
• Legen Sie schnell los und erstellen Sie ein Testkonto für einen vollständig integrierten Test.

Siehe die Integrationsseite für mögliche Integrationen :

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