5 valkuilen bij het digitaliseren van je werkbonnen

1. Te weinig tijd

De implementatietijd van je werkbonnen verschilt van bedrijf tot bedrijf. Als zelfstandige zal het je minder tijd kosten om meteen aan de slag te gaan dan een bedrijf met 10 of meer mensen in de buitendienst. Ook hangt het ervan af of je een koppeling wilt maken met een van onze 50+ integraties. Van groot belang is dat in het voortraject goed wordt nagedacht over de tijd die nodig is om de implementatie te voltooien. Door een realistische tijdsinschatting te maken, voorkom je teleurstellingen achteraf. Het digitaliseren van je werkbonnen zal je in het begin wat tijd kosten, maar nadien zal het je heel wat tijd besparen. Zowel voor de buitendienst: werkbonnen kunnen meteen worden ingevuld zodat dit niet meer op vrijdagmiddag hoeft te gebeuren, als voor de binnendienst: de factuur is meteen klaar en je hoeft niets meer over te typen. Ook het automatiseren van je werkprocessen zal je veel tijd besparen. Denk aan herhaalplanning en het automatisch mailen naar de klant met de afspraak of ingevulde bon met handtekening.

Tijdens onze live demo staan wij klaar om samen met jou te bekijken hoeveel tijd het zal kosten om je werkbonnen succesvol te implementeren. Onze consultants hebben ruime ervaring in diverse implementatietrajecten en garanderen jou de juiste expertise en kennis die nodig is voor een succesvolle implementatie.

2. Niet iedereen is betrokken in het voortraject

De kantoormedewerkers zijn vaak erg enthousiast en hands-on als het gaat om innovatie en digitalisering. De verwachting dat dit enthousiasme zich door het hele bedrijf zal verspreiden is dan ook groot. Het is belangrijk dat je tijdens dit proces in contact blijft met je buitendienstmedewerkers. Vooral bij een grote implementatie is draagvlak binnen de organisatie van groot belang. De overstap naar een volledig nieuw en onbekend systeem kan zeer uitdagend zijn. Vooral voor de buitendienstmedewerkers, die er uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Door de buitendienst tijdens het gehele proces te betrekken, kunnen zij sneller aan de slag en onderdeel zijn van de veranderingen.

Niet geheel onbelangrijk in de opstartfase zijn de eindbeslissers. Het is belangrijk om, zeker gedurende de eerste maanden, de beslissers nauw te betrekken bij het digitaliseren van je werkprocessen. Begeleiding, raad & daad en een duidelijk overzicht van de noodzaak, zijn cruciale factoren voor een geslaagd project. Bij Simple-Simon bieden we ook begeleiding door middel van effectieve en duidelijke trainingen voor zowel kantoorpersoneel als buitendienstmedewerkers om op een gestroomlijnde manier direct aan de slag te kunnen. Deze trainingen zijn gebaseerd op de ervaring van meer dan honderden succesvolle implementatieprojecten.

3. Snel, snel, snel

Een derde valkuil schuilt wederom in tijd: de keuze is gemaakt en jullie willen je werkbonnen gaan digitaliseren en dit het liefst zo snel mogelijk up and running hebben. Hiermee verlies je soms het belang van de implementatiefase uit het oog. Een implementatie die met te hoge snelheid wordt uitgevoerd zal leiden tot een minder effectief gebruik van het systeem. Dit resulteert uiteindelijk in alleen maar verloren tijd met een gejaagde aanpak. Neem voldoende tijd om Simple-Simon uitgebreid te testen. Dit geldt voor zowel de binnen- als buitendienst.

In de testfase waarmee je start, profiteer je van 2 weken gratis gebruik van alle onderdelen van Simple-Simon. Daarnaast kun je een demo inplannen met een van onze experts die zal luisteren naar je werkwijze en je zal helpen het programma beter te begrijpen. Na de testfase en de demo heb je voldoende kennis opgedaan om zelf met Simple-Simon aan de slag te gaan. Mocht je vragen hebben dan staat ons support team altijd klaar om je verder te helpen.

Probeer Simple-Simon nu 14 dagen gratis

4. Vertrouwen op de oude technologie/werkwijze.

Angst voor verandering is vaak een grote valkuil in sommige afdelingen van het bedrijf, want waarom zou je iets veranderen dat nog prima werkt? Het is juist deze houding die bestaande processen in stand houdt. De aanschaf van nieuwe bedrijfssoftware, zoals een werkbon app, is echter dé kans om ingesleten patronen te doorbreken en te verbeteren. Vroeg of laat zul je op een punt komen dat het tijd is om bepaalde werkprocessen te verbeteren en/of te automatiseren. De drang naar verandering zal zich daardoor sterker ontwikkelen. Dit kan veroorzaakt worden door terugkerende frustraties op de werkvloer zoals het ontcijferen van het handschrift van een collega of het overtypen van een werkbon of de uren die je wekelijks kwijt bent aan facturatie. Dit is allemaal verleden tijd met Simple-Simon. Vasthouden aan oude gewoontes is vasthouden aan het oude vertrouwde en niet vooruit willen als bedrijf wetende dat dit juist veel voordelen kan opleveren. Kiezen voor een nieuw werkbon systeem zal ervoor zorgen dat het kantoorpersoneel in staat zal zijn om hun planning efficiënter te maken en bij te houden. De buitendienstmedewerkers kunnen professioneler werken en hun werkbonnen sneller invullen. De app staat altijd in direct contact met kantoor dankzij de live synchronisatie. Zowel de buitendienst als de binnendienst plukken de vruchten van het feit dat ze bij Simple-Simon alles binnen handbereik hebben.

Zie ook: 3 redenen waarom je juist nu je werkbonnen moet digitaliseren

5. Implementeren moeilijk?

Alle begin is moeilijk. Wij begrijpen dat heel goed. Zeker als het voor jullie een complete verandering is van werken op papier naar alles digitaal. Zolang je openstaat voor verandering en vernieuwing, zal het implementatieproces als minder complex worden ervaren. Bereid je medewerkers goed voor op wat komen gaat. Het is vaak de gedachte van verandering die dit gevoel veroorzaakt. Het implementeren van je werkbonnen is echter helemaal niet moeilijk en wij denken altijd met je mee. Verdiep je van te voren goed in wat er ontbreekt bij jullie zodat we tijdens de live demo kunnen mee denken naar hoe jullie werkprocessen geïmplementeerd kunnen worden in Simple-Simon.

Bij Simple-Simon zorgen we ervoor dat het implementatieproces soepel verloopt door begeleiding, training en ondersteuning te bieden gedurende het hele proces. Dagelijks helpen wij kantoormedewerkers en buitendienstmedewerkers om hun werkbonnen digitaal te maken. Dit van begin tot eind. Wij laten je zien dat je in een mum van tijd je werkbonnen en planning digitaal kunt hebben. En voor je het weet, beschik je over een digitaal overzicht van al je werkprocessen.