Moet je een een VCA certificaat behalen maar weet je niet waar je moet beginnen? Of ben je voortdurend bezig met het bijhouden van diploma’s van medewerkers om aan klanten te kunnen tonen? Of ben je gewoon klaar met het handmatig beheren van al je veiligheidsformulieren? In dit artikel beantwoorden we al deze vragen over VCA, gerelateerde veiligheidsformulieren zoals de TRA en LMRA, en delen we tips om je VCA-compliance eenvoudig digitaal te beheren.
VCA-certificaten zijn essentieel voor bedrijven om hun teams en klanten veilig te houden tijdens het uitvoeren van risicovolle werkzaamheden. Maar het behalen én behouden van een VCA-certificaat vereist strikte veiligheidsprocedures én dat de VCA-diploma’s van je medewerkers up-to-date zijn.
Daar komt werkbonsoftware zoals Simple-Simon goed van pas. De mobiele app herinnert technici eraan om verplichte Taak Risico Analyses (TRA’s) en Laatste Minuut Risico Analyses (LMRA’s) in te vullen voordat ze aan een klus beginnen. Zo worden deze formulieren niet vergeten en worden ze digitaal opgeslagen, voorzien van een tijdstempel en gekoppeld aan de specifieke opdracht of klant.
Hierdoor zijn de formulieren eenvoudig terug te vinden tijdens een VCA-audit of andere keuringen, verklein je het risico op incidenten en krijgen kantoormedewerkers realtime inzicht in wat er op locatie gebeurt.
Een VCA-certificaat is 3 jaar geldig, maar vereist wel een jaarlijkse audit.
Bovendien bevat Simple-Simon ook een VCA-register waarmee het kantoorteam eenvoudig de VCA-diploma’s van medewerkers en onderaannemers kan bijhouden. Een individueel VCA-diploma is 10 jaar geldig na het behalen van het examen.
VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers en is een veelgebruikt veiligheidsmanagementsysteem in Nederland en België, met meer dan 1,5 miljoen gecertificeerde professionals en 15.000 gecertificeerde bedrijven. In het Engels staat VCA ook wel bekend als SCC (Safety, Health and Environment (SHE) Checklist for Contractors).
Het doel van VCA is het creëren van veiligere werkomgevingen in risicovolle sectoren zoals de bouw, installatie en onderhoud. Er bestaan verschillende soorten VCA-certificaten en diploma’s, afhankelijk van of je gecertificeerd wilt worden als bedrijf of als individu, de grootte van het bedrijf, de aard van de werkzaamheden en het risicoprofiel.
Hoewel sommige bedrijven er vrijwillig voor kiezen om VCA-gecertificeerd te worden, is het in risicovolle sectoren zoals de bouw of het onderhoud vaak een vereiste om in aanmerking te komen voor opdrachten van klanten. Er zijn drie typen VCA-certificeringen voor bedrijven:
Om gecertificeerd te worden, moeten bedrijven voldoen aan de VCA-checklist en hun veiligheidsprocessen, systemen en documentatie—waaronder TRA’s en LMRA’s—op orde hebben. Bij een succesvolle audit ontvangt het bedrijf een VCA-certificaat dat 3 jaar geldig is, met jaarlijkse tussentijdse audits.
Met Simple-Simon kunnen bedrijven deze veiligheidsformulieren eenvoudig aanpassen, technici eraan herinneren om ze vóór de werkzaamheden in te vullen, en het volledige proces digitaal beheren. Dit bespaart tijd, vereenvoudigt de workflow voor zowel kantoor- als veldmedewerkers, én helpt bedrijven om VCA-compliant te blijven en audits succesvol te doorstaan.
Medewerkers die werken voor bedrijven met een VCA-certificering, moeten vaak ook in het bezit zijn van een individueel VCA-diploma om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Dit diploma behaal je door een VCA-cursus te volgen en het bijbehorende examen met succes af te leggen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het alleen inzetten van gecertificeerde medewerkers op klantlocaties en moeten het VCA-diploma kunnen aantonen wanneer nodig.
Het handmatig bijhouden van de VCA-diploma’s van medewerkers en onderaannemers kan echter rommelig en foutgevoelig zijn—zeker als je hiervoor afhankelijk bent van Excel-bestanden en steeds handmatig moet controleren bij het inplannen van technici.
Met Simple-Simon krijg je in één oogopslag overzicht van alle certificeringen binnen je team én ontvang je automatische meldingen wanneer een diploma bijna verloopt. Zo houd je eenvoudig grip op je VCA-compliance en voorkom je vertragingen of risico’s op de werkvloer.
Zelfs als je jouw bedrijf of jezelf als goed georganiseerd beschouwt, blijft het opzetten en bijhouden van de processen en documentatie die nodig zijn om VCA-gecertificeerd te worden (en te blijven) een uitdaging—vooral als je dit handmatig doet. De meest voorkomende obstakels bij VCA-compliance zijn:
Zoals eerder genoemd, is het goed beheren van je TRA- en LMRA-formulieren essentieel voor VCA-compliance en om te zorgen dat je medewerkers veilig werken op locatie. Daarom vragen auditors en klanten vaak om ingevulde TRA’s en LMRA’s als bewijs dat je veiligheidsprocessen daadwerkelijk worden toegepast in het veld — en moet je deze formulieren snel kunnen terugvinden wanneer hierom wordt gevraagd.
Een TRA (Taak Risico Analyse) is een gestructureerde risicoanalyse die wordt uitgevoerd vóór het starten van complexe, niet-routinematige of risicovolle werkzaamheden, zoals werken op hoogte of met gevaarlijke stoffen. De TRA bevat een beschrijving van de taak, geïdentificeerde gevaren, een risico-inschatting, beheersmaatregelen en goedkeuringen door bevoegde personen.
De TRA moet vóór aanvang van de klus worden ingevuld om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is de potentiële risico’s, gevaren en beheersmaatregelen voor de specifieke taak(aken) begrijpt.
Een LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) is een veiligheidscheck die op locatie wordt uitgevoerd, direct voordat een taak begint. Het is een laatste controle om te verifiëren of de werkomstandigheden inderdaad veilig zijn en voldoen aan de verwachtingen. Bijvoorbeeld: of de ladder stabiel staat en of iedereen aanwezig over de juiste certificaten beschikt.
Een LMRA duurt meestal slechts een minuut of twee, maar het overslaan ervan kan betekenen dat nieuwe risico’s onopgemerkt blijven, wat de veiligheid van je medewerkers in gevaar brengt. VCA-gecertificeerde bedrijven zijn verplicht om voor elke klus een LMRA uit te voeren en te documenteren.
Voorbereiden op een VCA-audit en het beheren van je compliance hoeft niet te betekenen dat je wordt overspoeld met stapels papierwerk, verschillende versies van dezelfde documenten of uren kwijt bent aan het achterhalen van formulieren bij veldtechnici.
Door veiligheidsformulieren zoals de TRA en LMRA te digitaliseren, bespaar je tijd, voorkom je stress en maak je het behalen én behouden van je VCA-certificering een stuk eenvoudiger en zorgelozer
Veldtechnici hebben het druk en voeren vaak meerdere klussen per dag uit. Het gebruik van digitale TRA-, LMRA- en andere veiligheidsformulieren maakt het voor hen veel sneller en eenvoudiger om deze formulieren op tijd in te vullen, terwijl ze onderweg zijn.
Ze openen eenvoudig de mobiele app, bekijken de relevante formulieren (zoals de TRA, die vóór de klus wordt ingevuld), vullen nieuwe formulieren in (zoals de LMRA) en versturen eventuele andere gegevens die relevant zijn voor de opdracht.
Dit is niet alleen voordelig voor de veldtechnici, maar geeft ook het kantoorpersoneel realtime inzicht in de veiligheidsformulieren voor een specifieke klus of klant. Zo kunnen incomplete of onjuiste formulieren snel worden gesignaleerd, net als ontbrekende formulieren bij een klus. Met Simple-Simon kunnen bedrijven deze formulieren zelfs verplicht stellen voor bepaalde opdrachten, zodat werkorders pas worden aangemaakt als de juiste veiligheidsformulieren zijn ingediend.
Dit maakt het ook veel eenvoudiger om je voor te bereiden op een VCA-audit, omdat je erop kunt vertrouwen dat alle veiligheidsformulieren zijn ingevuld, opgeslagen in de juiste klant- of klusmap en eenvoudig te auditen zijn.
Je VCA-register beheren
Naast het digitaal beheren van veiligheidsformulieren is het nu ook mogelijk om de certificaten van je medewerkers en onderaannemers op één plek te beheren. Zo voorkom je dat per ongeluk niet-gekwalificeerde medewerkers worden ingezet voor werkzaamheden die een VCA-diploma vereisen, en word je tijdig gewaarschuwd wanneer een diploma bijna verloopt.
VCA-diploma’s online bewaren maakt het bovendien sneller en gemakkelijker om bij nieuwe of bestaande klanten bewijs van certificering te leveren, zonder dat je telkens veldtechnici hoeft na te jagen.
Er zijn veel softwareopties beschikbaar om je VCA-compliance te beheren, maar Simple-Simon is de voorkeursoplossing voor honderden MKB-bedrijven in sectoren zoals onderhoud, installatie, bouw en beveiliging.
Waarom? Simple-Simon biedt een reeks functies die speciaal zijn ontworpen om VCA-compliance te ondersteunen en tegelijkertijd je gehele werkbonproces te beheren. Deze functies zijn onder andere:
Wil je zien hoe Simple-Simon jou kan helpen met je VCA? Of meer weten over hoe bedrijven zoals die van jou Simple-Simon gebruiken om tijd te besparen en dubbele administratie te voorkomen? Plan een live demo met een van onze werkmanagement-experts!
