Gemeenten

Simon’s werkbon app sluit haarfijn aan bij de wensen van gemeenten

Als gemeente heb je te maken met verschillende voorzieningen voor bewoners en het onderhoud daarvan. Dit kan erg uiteenlopend zijn van het onderhoud van een speelpark tot aan een uitstekende wortel op het trottoir. Bij Simple-Simon begrijpen wij dat overzicht houden en efficiënter werken belangrijk zijn en je zo min mogelijk tijd wilt besteden aan administratieve taken. Als gemeente wil je een alles-in-één oplossing voor het managen van de buitendienst van gemeente, waarmee je direct inzicht hebt in onder andere historie, materiaalverbruik en werkzaamheden. De werkbon software van Simple-Simon biedt jou deze oplossing, door perfect aan te sluiten bij jouw wensen en behoeften. Zo verhoog je niet alleen eenvoudig de efficiëntie van de buitendienst gemeente, maar ook bespaar je direct tijd én geld.

Voordelen van Simons werkbon app voor gemeenten

Met Simon’s werkbon app heb je direct inzicht in al jouw leveringen, onderhoud en reparatieafspraken. Maar gemeentes kunnen van meer voordelen profiteren. Benieuwd welke dit zijn? Ontdek de voordelen van digitale werkorders hieronder.

• Waar en wanneer je wilt eenvoudig werkbonnen aanmaken en plannen, zowel op kantoor als onderweg;
• Bouw automatisch historie op per locatie, waardoor je altijd inzicht hebt in eerder uitgevoerde werkzaamheden. De medewerker heeft daardoor alle informatie beschikbaar op de werkbon. Zo voorkom je overbodige telefoontjes tussen kantoor en de medewerker in het veld. Bovendien vergeet je zo nooit meer belangrijke informatie;
• Wijzigt er iets in de afspraak of komt er een spoedklus tussendoor? Dankzij de realtime synchronisatie worden wijzigingen direct doorgevoerd. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de meest actuele planning. Bovendien kan je een spoedklus simpelweg een opvallende kleur geven;
• Informeer je klanten door middel van sms of e-mail eenvoudig met betrekking tot afspraakbevestigingen, wijzigingen in de afspraak en verwachte aankomsttijd;
• Boek gemakkelijk en snel je uren, mail de werkbon met één druk op de knop naar de opdrachtgever en voeg indien gewenst verbruikte materialen toe aan de werkbon door het scannen van een barcode;
• Maak foto’s en checklists voorafgaand, en na de uitgevoerde werkzaamheden en voeg deze eenvoudig toe aan de werkbon. Zo krijg je een rapportage naar wens;
• Integreer eenvoudig met een van onze integraties.

Gemeente Borsele gaat 360 graden online!

Borsele is een gemeente in Zuid-Beveland, in de Nederlandse provincie Zeeland. De gemeente telt 22.716 inwoners en heeft een oppervlakte van 194,42 km². Deze gemeente heeft net als iedere andere gemeente te maken met voorzieningen voor de inwoners.

Denk aan het onderhoud van milieu, cultuur, leefbaarheid en ga zo maar door. Daar komt ook het onderhoud van bijvoorbeeld het trottoir en speelparken bij. Een stoeprand die uitsteekt door de groei van de wortels van een boom of een rattenplaag, horen bij de alledaagse bezigheden van de gemeente medewerkers.

Er wordt een melding gedaan, die wordt opgepakt door de kantoormedewerkers, zij maken een werkbon aan, geven die mee aan bijvoorbeeld het team van groenonderhoud en zij gaan er mee aan de slag. Het moment van melding tot het daadwerkelijk verhelpen van de ‘klacht’ is vaak erg tijdrovend. Zeker op de manuele manier van het werken met een papieren werkbon en meldingen via de telefoon. Om te zorgen dat Gemeente Borsele een betere service kan bieden aan de inwoners en klachten accurater en sneller kan verhelpen hebben de diverse teams binnen de Gemeente een digitaliseringsslag gemaakt!

Klachten gedigitaliseerd?

Het vroegere ‘manuele’ proces heeft Gemeente Borsele nu 100% gedigitaliseerd! Dit hebben ze voor elkaar gekregen dankzij de samenwerking van diverse software oplossingen. Zij maken hiervoor gebruik van een eigen bewoners Portal, de Buiten Beter App en Simple-Simon, de slimme werkbon app. Hoe ziet dat proces er nu uit?

1. Een bewoner van Gemeente Borsele struikelt bijna over opstekende stenen op het voetpad omdat de boomwortels dankzij de storm het trottoir omhoog hebben geforceerd.
2. De bewoner pakt zijn/haar smartphone erbij en maakt digitaal een melding met behulp van de Buiten Beter App. Hij/zij geeft de locatie aan, wat er ‘mis’ is en voegt daar makkelijk een foto bij.
3. Het betreffende afdelingshoofd van de gemeente krijgt deze melding direct als werkbon binnen op de Simple Simon app. Hier registreert de medewerker zijn reis- en werktijd, het verbruikte materiaal, kan hij/zij opmerkingen plaatsen en voegt foto’s van het resultaat bij. Deze bon meldt hij af en wordt direct verstuurd naar de administratie afdeling van de gemeente.
4. De afdeling administratie verwerkt de digitale werkbon en bouwt een digitaal archief op.

Zoals je ziet is de tijdswinst enorm, net zoals de communicatie tussen bewoner en gemeente. De bewoner doet een melding, binnen een minuut staat deze melding live op de app bij de monteur en wordt het binnen de kortste keren gerepareerd. De gemeente hoeft dus niet meer handmatig bonnen te maken voor de medewerkers. Deze werkbonnen hoeven niet meer opgehaald en ingeleverd te worden. Vervolgens hoeven de papieren werkbonnen niet meer ontcijferd te worden omdat het handschrift te onduidelijk is.

Alles gaat nu digitaal!

De werkbon voordelen zijn direct terug te zien. De buitendienst medewerker heeft altijd en overal inzicht in de buitendienst planning, de klussen, de geschiedenis van een klus en real-time contact met kantoor. De meldingen die online gedaan worden zijn ook altijd terug te vinden in je archief in de cloud.