Contimeta optimaliseert hun field service met Simple-Simon

“Specialist in verpakkingstechniek & bevestigingstechniek”

Contimeta is een totaalleverancier op het gebied van verpakkingsmachines en bevestigingstechniek. Het bedrijf kan zowel de machines als de verbruiksmaterialen leveren. Daarnaast is een grote toevoeging dat het bedrijf ook alle service op de verschillende machines kan aanbieden die noodzakelijk is. Denk hierbij aan installatie, onderhoud, advies en/of het verschaffen van alle technische gegevens. Contimeta is een internationale onderneming. De hoofdvestiging ligt in Nederland, maar het bedrijf heeft ook een vestiging in België en Duitsland. In totaal zijn er ongeveer 80 mensen werkzaam bij Contimeta.

Kees Meeus is de controller van Contimeta en eindverantwoordelijke voor de financiële administratie en de automatisering. Inmiddels is hij al 10 jaar onderdeel van de Contimeta groep. In dit succesverhaal neemt hij ons mee in de automatisering die Contimeta heeft doorgemaakt sinds zij werken met de software van Simple-Simon.

“Voorheen werkten we met een soort houtje-touwtje systeem”

De buitendienst werkt door de gehele Benelux. Voor een groot deel zijn de monteurs in heel Nederland zelfstandig werkzaam. Zij werken veelal vanuit huis en worden op afstand aangestuurd door de binnendienst.

Kees Meeus: “Je kunt je voorstellen dat als je zoveel mensen onderweg hebt, die allemaal voorzien moeten worden van hun informatie en gepland moeten worden, het op een gegeven moment lastig is om het overzicht te bewaren. Daarbij werkten we nog met eigen systemen, losse velletjes en Excel sheets. Zeker toen Contimeta wat groter werd en al het administratieve papierwerk vanuit het gehele land naar ons toe moest komen, waren we echt wel toe aan een beter systeem dan wat we hadden.”

“De werkbon ligt nu binnen een seconde kant-en-klaar bij de binnendienst”

Na een korte introductie en inwerkperiode merkte Contimeta al snel dat er meer voordelen te behalen waren met de software van Simple-Simon.

“Een van de grootste voordelen is dat alle werkbonnen aan het einde van de dag op één centrale plek vastgelegd kunnen worden. Dit gebeurt door middel van de tablets die de monteurs mee hebben waar de app van Simple-Simon op draait. De buitendienst kan hierop de werkbon afmelden, waarna de bon een seconde later kant-en-klaar bij de binnendienst ligt om verder verwerkt te worden.”

Dit zorgt ervoor dat Contimeta niet meer bang hoeft te zijn dat de buitendienst de werkbonnen niet op tijd inlevert, of dat de monteurs toch nog naar de vestiging dienen te komen om het papierwerk af te geven. De opvolging van de bonnen kon hierdoor de volgende dag al uitgevoerd worden.

“Er is meer rust omtrent communicatie gekomen”

De communicatie met de buitendienst verliep veelal per telefoon, mail en whatsapp. Volgens Kees was dat destijds de meest praktische manier om te communiceren. De monteurs zaten echter niet te wachten op frequente telefoontjes van kantoor. Daarnaast was de monteur op deze manier verplicht om de mail in te gaten te houden. Doordat dit vaak pas op het einde van de dag gebeurde, was er niemand meer op kantoor aanwezig om vragen te beantwoorden.

“Nu met Simple-Simon kunnen we de planning op voorhand doorgeven op de tablets van de buitendienst. Daarnaast ziet de monteur welke klanten er gepland staan bij hem in de regio inclusief eventuele instructies. De monteur zou dus in principe geheel vanuit zijn tablet kunnen werken. De communicatie naar de buitendienst is dus rustiger en simpeler geworden.”

De field service optimalisaties voor Contimeta:

• Alle werkbonnen op één centrale plek;

• Efficiënte verwerking voor binnendienst;

• Planning op voorhand duidelijk voor buitendienst;

• Eenvoudig terug te vinden werkboninstructies.