Hartslag

Stapsgewijs de hartslag van het gebruik van Simple-Simon uitgelegd

Met Simple-Simon maak je zonder zorgen de stap naar digitalisering, cloud oplossingen en het werken met geïntegreerde softwarepakketten. Deze veranderingen zijn een flinke stap vooruit, in de verdere professionalisering van je werkwijze. Simon’s consultant neemt jou graag stapsgewijs mee, in de hartslag van Simple-Simon. Met als focus het eigen maken van de basis functionaliteiten van Simon. Zo kunnen we de efficiency en kwaliteit van je werkprocessen verder optimaliseren. De functionaliteiten van Simon, dienen hand in hand te gaan met het gebruik. Om hiervoor te zorgen, helpt onze consultant je graag bij de implementatie. Zo kan je eenvoudig werkbonnen en werkprocessen digitaliseren. Voorafgaand aan de training ontvang je van onze consultant een korte vragenlijst. Deze lijst is bedoelt om inzicht te krijgen in jouw bedrijf en werkwijze. Onze consultant past hier de training op aan, zo sluit deze niet alleen altijd aan bij jouw bedrijf, maar ook bij je wensen en behoeften.

Nog geen Simon gebruiker? Plan een demo met onze consultant voor de hartslag

Zelf werkbonnen maken en plannen

De hartslag van Simple-Simon begint bij het maken en plannen van je digitale werkbonnen. Met Simon heb je jouw eerste werkbon in minder dan 5 minuten gedigitaliseerd. Onze consultant helpt je graag bij het maken en plannen van je eerste werkbon. Hiervoor doorlopen jullie samen de volgende stappen:

1. Ga naar planning -> weekplanning. Wanneer je met je muis over de planning gaat, verandert de muis in een + teken. Klik bij de medewerker op de betreffende dag en tijd, om een werkbon aan te maken.
2. In het daaropvolgende scherm kan je een nieuwe werkbon maken door te klikken op “nieuwe werkbon”, of je selecteert een bestaande werkbon bij “zoek werkbon”. Vervolgens kan je deze in de planning zetten. Bevestig de werkbon altijd door op “opslaan” te klikken.
3. Vervolgens zie je de werkbon in het planbord staan, met daarbij klantgegevens als adres en werkzaamheden. De planning staat in realtime verbinding met Simon’s app. Wanneer je een nieuwe planning maakt, of een bestaande wijzigt, wordt dit automatisch aangepast in de planning van je buitendienstmedewerker.

Zelfstandig je eerste werkbon maken

Uren en materialen registreren 

Simple-Simon bestaat uit een kantoormodule en een app voor de buitendienstmedewerkers. Onze consultant legt bij de hartslag de focus op beide onderdelen. Daarbij staat een uniforme Simon werkwijze centraal.

Zodra de buitendienstmedewerker op de werkbon in de planning klikt, kan hij of zij direct beginnen met het registreren van reis,- of werktijd. Bovendien kan je ook navigeren naar het werkadres met behulp van Google Maps, Waze of Apple kaarten. Wanneer je op “werken aan werkbon” klikt, wordt de tijd als werktijd geregistreerd. Op de achtergrond zie je dat de werktijd bijgehouden wordt. Wanneer je pauzetijden wilt bijhouden, klik je op het symbool van de koffiebeker. Zodra je klaar bent met pauzeren, kan je verder gaan met het registreren van je werktijd.

Eenvoudig materialen registreren

Door bij “verbruikte artikelen” op “toevoegen” te klikken, kan je eenvoudig materialen registreren. Scrol door de lijst van artikelen, zoek bovenin de balk naar een artikel of voeg het artikel toe door het scannen van een barcode. Ook kan je eenvoudig nieuwe materialen en artikelen toevoegen. Bovendien kan je ook eenheden toevoegen.

Tijdens het implementatie traject laat onze consultant je graag zien hoe je uren en materialen registreert.

De werkbon controleren

Het controleren van de werkbon is de belangrijkste stap van de hartslag. Dit is immers de laatste stap voordat de gearchiveerde werkbon teruggestuurd wordt naar je boekhoudpakket of administratie. In het werkbonnen overzicht filter je eenvoudig op de status van de werkbon. Eventueel kan je ook op datum filteren. Vervolgens controleer je onder andere de gegevens van de klant, medewerker, verbruikte materialen en gewerkte uren. Bekijk indien gewenst een voorbeeld PDF van de werkbon.

Voorkom dat je te makkelijk over deze stap denkt!

Onze consultants merken dat klanten vaak te makkelijk over deze stap denken. Dit is een essentiële stap in de hartslag, waar onze consultants graag de nadruk op leggen! Simon heeft diverse tools waarmee je dagelijks kan zien wat gereed is. Dit dien je te controleren. Alleen zo kan je voorkomen dat je problemen naar een volgend bureau verschuift. Ook voorkom je zo dat zaken blijven liggen, waarna vervolgens niemand meer weet hoe het zit. Onze consultant helpt je graag bij het implementeren van deze nieuwe werkwijze.

Goed van start met Simon? Plan een online demo

Werkorders archiveren

Wanneer je met een boekhoudpakket werkt, zal onze consultant je uitleggen hoe je jouw ERP-systeem gemakkelijk koppelt met Simple-Simon. Alle voordelen van deze koppeling zullen kort besproken worden. Denk hierbij aan voordelen als klantgegevens overhalen, producten overnemen en niet langer gegevens overtypen. Als je koppelt met een boekhoudpakket, wordt je gearchiveerde werkbon teruggestuurd als concept factuur. Wanneer je Simon niet koppelt met je boekhoudpakket, kan je de gearchiveerde werkbon voor je eigen administratie gebruiken.

Geavanceerde trainingen na de hartslag

Onze trainingen worden in meerdere dagdelen opgedeeld, zodat je de slagingskans verhoogd. Wanneer je de hartslag onder de knie hebt, en juist implementeert in je bedrijfsvoering, volgen diverse verdiepingen. Onze consultant helpt je dan graag met uitbreidingen als:

• Het maken en toevoegen van eigen formulieren;
• Herhaalplanningen bij periodiek onderhand plannen. Maar ook statussen meegeven aan de werkorder;
• Een e-mail / SMS versturen voor aanvang werkzaamheden. Daardoor voorkom je dat je voor een gesloten deur staat;
• Ontbrekende informatie toevoegen aan de werkbon door middel van eigen velden;
• Verschillende lay-outs voor je werkbon maken;
• Inzien van historie;
• Producten toevoegen door middel van een barcode scannen;
• Meerdere roosters maken en toevoegen aan het digitaal planbord;
• Diverse management rapportages maken, gebaseerd op jouw bedrijf.

Simon’s hartslag begrijpen én juist toepassen, plan direct jouw Simon training

Onze consultants ontzorgen jou volledig bij de start met Simple-Simon. Onze trainingen zijn erop gericht dat jij in een mum van tijd de hartslag van Simple-Simon niet alleen begrijpt, maar ook kan toepassen in je bedrijfsvoering. Voor een optimale werking is immers, een uniforme werkwijze met Simon belangrijk. Simple-Simon is een handige en gebruiksvriendelijke tool, maar onderschat de vele mogelijkheden niet. Tijdens de training is er ruimte voor testen, implementeren en oefenen, voor zowel kantoor als buitendienstmedewerkers. Het belangrijkste doel van de training is dat jij zelfstandig kan werken met Simple-Simon. Ook wanneer je al langer Simon gebruiker bent, kan een training geen kwaad. Wij voegen namelijk regelmatig nieuwe functies toe. Door middel van een training kan je deze toepassen en daardoor mogelijk nog efficiënter met Simon werken!

Waar wacht je nog op? Plan jouw training direct in zodat je een snelle start kunt maken!

Ook alles uit Simple-Simon halen? Plan direct online jouw training