Lees hieronder de ervaring van Benjamin met Simple-Simon en de integratie met Unit4.
Zou je kort kunnen vertellen wie jullie zijn wat jullie doen en waarom jullie hebben gekozen voor Simple-Simon?
Wij zijn Vink diesel bv. Wij zijn een service verlenend bedrijf in de dieseltechniek. Wij doen onderhoud en reparaties aan dieselmotoren voornamelijk in de binnenvaart, waarbij het werk veelal op locatie wordt uitgevoerd. In de buitendienst hebben we 4 monteurs lopen en 6 monteurs in de binnendienst. Wij hebben voor Simple-Simon gekozen voor de combinatie van een digitale werkbonnen en een planbord. Vroeger werkten de monteurs met papieren werkbonnen. Deze waaiden weg, raakten kwijt, wreden niet volledig ingevuld of waren niet te lezen, kortom niet handig en uit de tijd.
Waar liepen jullie tegenaan voordat jullie werkten met Simple-Simon?
Naast dat wij opzoek waren naar een digitale werkbon, zochten wij een programma om historie op te bouwen per motor & per voertuig. Dit ging heel makkelijk bij Simple-Simon. We hebben meerdere digitale werkbonnen getest en Simple-Simon kwam er het beste uit.
Hoe is het proces verlopen van het digitaliseren van werkbonnen met Simple-Simon?
We hebben het eerst gebruikt als planbord om het systeem ons eigen te maken, hierna zijn er iPads aangeschaft voor de buitenmonteurs. En dan kan je de werkbonnen in principe gewoon inplannen. Het spreekt eigenlijk allemaal voor zich.
Wat was de grootste toevoeging van Simple-Simon?
Je sluit natuurlijk heel veel onnodig werk uit zoals overtypen. Nu staat alles er gewoon in. Ook is het handig dat de werkzaamheden gekoppeld staan aan een voertuig, dus historie opbouw is een hele handige toevoeging. We kunnen van elk schip in Simple-Simon een object aanmaken met alle foto’s etc. Handig als de monteur bij een object komt en direct kan inzien wat er voorafgaand is gebeurd aan onderhoud.
Heeft het tijd bespaard?
Zeker, we werken al 3 jaar met Simple-Simon, altijd naar wens gewerkt. Nu dat de koppeling met Unit4 er is, bespaart dat ons nóg meer tijd inderdaad. Mijn collega van de werkplaats hoeft geen dubbelwerk te doen, we besparen een kwartier per werkbon aan tijd. Reken maar uit keer zoveel medewerkers. We hebben 10 inplanbare monteurs. 1,5 uur per dag minimale tijdsbesparing!
Hoelang duurde het voordat de mensen op kantoor Simple-Simon onder de knie hadden en hoelang duurde het voor de mensen in het veld?
Het heeft niet heel lang geduurd, Simple-Simon spreekt heel erg voor zich eigenlijk.
Hoe verloopt de communicatie tussen kantoor en het veld?
De monteurs kunnen de eigen planning van de hele week bekijken, eraan werken en de gereed gemelde bon direct terug sturen. Kantoor kan dan vervolgens de bonnen controleren en doorzetten naar Unit4 en de klant binnen 5 min factureren. Veel handiger dan voorheen met het heen en weer bellen. Alles wordt digitaal opgeslagen.
Welk onderdeel van Simple-Simon gebruik je het meest?
Voor ons is de planning belangrijk, het planbord is heel overzichtelijk en natuurlijk historie opbouw. In de toekomst willen we de complete urenverantwoording die een monteur heeft, via Simple-Simon laten lopen. Ook dat proces willen we compleet digitaliseren.
Hoe tevreden zijn de medewerkers over Simple-Simon?
Mensen op kantoor vinden het heel handig, heen en weer bellen is verleden tijd. De monteurs vinden de app heel snel en het werkt naar behoren. Vooral het maken van opmerkingen is een functie die wij vaak gebruiken. Maar ook belangrijk is dat de klant tevreden is, na het afronden van de werkzaamheden krijgt deze direct een service-bon met een omschrijving van de werkzaamheden.
Hoe tevreden ben je met de algemene service bij Simple-Simon?
Ben heel tevreden over de service, de vragen worden snel in behandeling genomen en er wordt altijd gekeken naar een passende oplossing.
Wat zijn nu echt de voordelen welke jullie nu ervaren sinds jullie met Simple Simon werken ?
Als wij het vergelijken met de oude manier van werken, waarbij er op een papieren werkbon werd geschreven en er losse urenbriefjes werden gebruikt hebben we als organisatie een mooie stap vooruit gemaakt. De verplichte velden in de werkbon voorkomt dat er iets niet wordt opgeschreven, de handtekening van de klant staat op de bon, dossieropbouw per machine, professionele uitstraling, mooi planbord waarin indien noodzakelijk zeer eenvoudig wijzigingen kunnen worden aangebracht, minder foutgevoelig en door de koppeling met Unit 4 staat er na het afronden van de werkzaamheden het factuurvoorstel gereed in de administratie.
Jullie boekhouding gaat via Unit4, zijn jullie daar tevreden over en hoelang gebruiken jullie Unit4?
Wij werken met Unit4 al een tijdje, het programma is heel handig en overzichtelijk. Nu dat we Simple-Simon koppelen met Unit4 kennen we geen betere combinatie.
Is de koppeling met Simple-Simon snel te realiseren?
Ja, het is snel in te regelen. Via de kantoormodule met een paar klikken heb je de koppeling al geregeld. Toen wij andere werkbonnen aan het testen waren ging de koppeling met Unit4 veel lastiger. De koppeling Simple-Simon – Unit4 is volledig automatisch en werkt heel snel.
Welke voordelen heb je behaald door Simple-Simon te koppelen met Unit4?
Geen dubbelwerk meer. Voordat de koppeling er was, moest ik alles dubbel doen. Nu gaat alles ineen keer. Unit4 is leidend, verkooporders en materialen worden uit Unit4 gehaald naar Simple-Simon. Arbeidsuren, reistijd en verbruikte artikelen worden door Simple-Simon toegevoegd. Alles wordt netjes geregistreerd. Wanneer een werkbon wordt getekend, kijken de jongens de uren nog even na en 5 minuten later staat de werkbon in Unit4 geboekt. Als wij factureren vanuit Unit4 dan staan daar de onderdelen en arbeidsuren er netjes op vanuit Simple-Simon.
Heb je daardoor nog meer tijd bespaard?
Dat is de bedoeling inderdaad. Tijdwinst. Alles werkt vlekkeloos waardoor tijdsbesparing zeker gerealiseerd wordt!
Wat kan je aan gebruikers van papieren werkbonnen adviseren?
Overstappen! Het scheelt je gewoon veel werk. Investeer gewoon in een goede tablet of een groot formaat smartphone, ga voor Simple-Simon en koppel met jouw boekhoudpakket!
