Weg met de papieren werkbon!
“En nu is het genoeg, ik ben helemaal klaar met die papieren rompslomp! Er zal toch vast wel iemand zijn die een appje of iets dergelijks bedacht heeft?”
Het antwoord is ja! Er zijn al mensen die een oplossing hebben gevonden om het drama met de papieren werkbon te verhelpen en het gehele proces te digitaliseren. Voordat we je vertellen wat deze oplossing is vragen we je eerst even te kijken naar de volgende irritaties.
De irritaties van werken op papier:
- Op elk bureau liggen stapels papier
- Het fysieke planningsbord is onoverzichtelijk
- Over en weer bellen om de planning af te stemmen
- Werkbonnen worden als aantekening in de agenda bijgehouden en eind van de week (achteraf dus) ingevuld wat een aantal uur in beslag neemt
- Omzet gaat verloren omdat het materiaalverbruik niet real-time geregistreerd wordt
- Handschriften zijn vaak onleesbaar en ogen niet professioneel
Herken jij minimaal 3 van deze punten? Dan ben jij toe aan het digitaliseren van je werkbonnen proces.
Belangrijke verbeterpunten
Overzicht is een belangrijk verbeterpunt dat al snel de nodige voordelen oplevert. De planner is altijd up-to-date wat betreft de status van de werkzaamheden omdat deze wordt weergegeven in één scherm. Verder gaat er geen omzet meer verloren omdat reis- en werktijden en verbruikte artikelen direct worden geregistreerd.
Ook komt het professioneel over bij de klant als je aankomt met een smartphone of tablet i.p.v. met een verfrommeld papiertje. Daarnaast gaat de uitwisseling van werkbonnen, vragenlijsten en veranderingen in de planning real-time waardoor er geen tijd verloren gaat.
De directe pluspunten van de digitale werkbonnen zijn duidelijk, maar een koppeling tussen Simple-Simon en je eigen facturatie/CRM pakket maakt het plaatje compleet. Dit bespaart uren administratief werk in het proces van werkbon naar factuur. Wanneer de werkbon helemaal is ingevuld en afgerond, ben je nog maar seconden verwijderd van het sturen van je factuur.
