Hoe Campenaer Koffie de dagelijkse administratie met 85% verminderde dankzij digitale field service management

Het beheren van honderden werkbonnen per week is ingewikkeld, tijdrovend en ronduit frustrerend voor drukke servicebedrijven. Zeker als je bedenkt dat buitendiensttechnici vaak slechts ongeveer 32% van hun tijd daadwerkelijk bij klanten doorbrengen, vanwege de grote hoeveelheid tijd die verloren gaat aan administratieve taken en inefficiënte werkbonprocessen.

Daarom stappen steeds meer bedrijven over op field service management software om tijd en geld te besparen en de samenwerking tussen buitendienst en kantoor te verbeteren. We spraken met Geert-Jan Snoeijer om te ontdekken hoe Campenaer Koffie dit precies aanpakt.

Handmatig beheer van opdrachten en planningen zorgde voor eindeloos administratief werk

Source: Campenaer Koffie
Sinds 2014 voorziet Campenaer Koffie bedrijven, scholen en sportverenigingen in heel Nederland van uitstekende koffie via hoogwaardige machines en premium koffiebonen. Wat het bedrijf onderscheidt van andere koffieleveranciers, naast de smaakvolle koffie, is de toewijding aan uitmuntende klantenservice.

Maar naarmate het bedrijf groeide, werd het maken van planningen en het onderhouden van contact met technici, monteurs en chauffeurs steeds moeilijker te beheren met alleen WhatsApp, telefoontjes en papieren werkbonnen.

Het beheren van een groot aantal koffiemachines op zoveel klantlocaties werd ook steeds lastiger met alleen Excelsheets of handmatige processen. Dit alles betekende dat Campenaer Koffie een betere manier moest vinden om zijn buitendienstactiviteiten te beheren, zowel op kantoor als in het veld.

Digitalisering van buitendienstprocessen met Simple-Simon

Een van de buitendiensttechnici van Campenaer Koffie begon met het onderzoeken van service software die aansloot bij hun wensen. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid, geavanceerde functionaliteiten en naadloze integratie met hun bestaande ERP-systeem, Exact, bleek Simple-Simon al snel de beste keuze.

Binnen enkele weken kon Campenaer Koffie digitale werkbonnen aanmaken en uitvoeren, de buitendienstprocessen optimaliseren en het machinepark beheren – allemaal in één softwarepakket (en mobiele app) dat gekoppeld is aan Exact voor snellere en nauwkeurigere facturatie.

Realtime planbord

Met het realtime planbord kan Campenaer Koffie afspraken inplannen en optimale routes voor buitendiensttechnici opstellen, gebaseerd op hun woonplaats, de afstand tussen locaties en andere factoren. En als er onverwachte wijzigingen zijn, zoals een geannuleerde afspraak, kan het kantoorteam het schema aanpassen, waarna het werkschema van de technicus automatisch wordt bijgewerkt in de app.

In combinatie met automatische tijdsregistratie en communicatie via de app, wordt al snel duidelijk hoe Simple-Simon rommelige en stressvolle communicatie tussen kantoor en buitendienst kan elimineren wanneer er iets verandert (en dat gebeurt onvermijdelijk van tijd tot tijd!).

Digitale werkbonnen

Door digitale werkbonnen te integreren met de bredere buitendienstprocessen en boekhoudsystemen, hoeft er nu veel minder achter werkbonnen aangegaan te worden. Er zijn minder fouten en geen ontbrekende of onvolledige bonnen meer, omdat de mobiele app het niet toestaat om een klus als afgerond te markeren zonder een correct ingediende werkbon.

Zoals Geert-Jan Snoeijer uitlegt:
“Het is duidelijk, volledig en begrijpelijk voor onze technici – zelfs op locatie. Het haalt veel vragen en ruis uit de communicatie, en daar zijn we erg blij mee.”

Assetbeheer

Het bijhouden van klantlocaties en de machines die daar staan is nu een stuk eenvoudiger dankzij de assetbeheerfunctie van Simple-Simon. Het team van Campenaer Koffie heeft nu volledig inzicht in hun machines, onderhoudslogs en andere essentiële informatie.

Dagelijkse administratie teruggebracht van 3,5 uur naar slechts 30 minuten

Met de inzet van deze field service software is er aanzienlijk minder administratief werk voor zowel het kantoorteam als de buitendienst. Geert-Jan deelt de impact op het bedrijf:
“Dankzij Simple-Simon heeft Campenaer Koffie de tijd die we dagelijks kwijt zijn aan administratieve processen teruggebracht van 3,5 uur naar slechts een halfuur.”

Betere service leveren aan een groeiende klantenkring

Minder tijd kwijt aan administratie betekent meer tijd om uitstekende service te bieden aan elke klant, tijdens afspraken, maar ook in de voor- en nazorg. En dat is van groot belang voor een bedrijf als Campenaer Koffie, dat jarenlang heeft gewerkt aan het opbouwen van een loyale, landelijke klantenbasis.

Bovendien houdt Simple-Simon, in tegenstelling tot sommige andere field service software, klanten automatisch op de hoogte van hun afspraak via sms of e-mail. Tevreden klanten, tevreden technici en tevreden buitendienstmedewerkers – een win-winsituatie.

Facturatievertragingen en fouten voorkomen dankzij integratie met boekhoudsoftware

Wanneer werkbonnen te laat, onvolledig of onjuist worden ingediend, vertraagt dat het hele facturatieproces. Dankzij de integratie tussen de field service software en het ERP-systeem kan Campenaer Koffie werkbonnen nu direct omzetten in facturen en deze snel versturen naar klanten.

Sneller factureren betekent dat de betalingstermijn eerder ingaat, wat leidt tot snellere betalingen, minder herinneringen en uiteraard blije administratie- en finance-teams.

Simple-Simon integreren met ERP- en boekhoudsystemen

Gebruik je geen Exact als ERP-systeem? Geen probleem! Simple-Simon koppelt met meer dan 80 ERP-, boekhoud- en agendasystemen, zodat je werkbonnen en facturen nooit meer handmatig hoeft te matchen tussen verschillende systemen.

Bekijk de beschikbare integraties van Simple-Simon. Staat jouw software er nog niet tussen? Dan kunnen we snel een maatwerk koppeling ontwikkelen.

Hoe field service management software je tijd en geld kan besparen

Wanneer je elke week tientallen (of zelfs honderden) opdrachten beheert, kan de juiste tool een wereld van verschil maken. Field service management software zoals Simple-Simon helpt je om je buitendienstprocessen efficiënter te maken – zonder extra complexiteit of hoge kosten. Dat betekent dat je:

• Uren aan dagelijkse administratie kunt verminderen
• Planningen in realtime kunt maken en aanpassen
• Fouten en onvolledige werkbonnen kunt voorkomen
• De communicatie tussen kantoor en buitendienst kunt verbeteren
• Assets en werkhistorie moeiteloos kunt bijhouden
• Facturatie kunt versnellen dankzij ERP-integraties

Simple-Simon wordt al dagelijks gebruikt door duizenden serviceprofessionals in Europa en de VS om het werk van hun kantoorteam en buitendienstmedewerkers makkelijker te maken – én om klanten tevreden te houden.

Wil je zien wat het voor jouw bedrijf kan betekenen? Start vandaag nog met een gratis proefperiode van 14 dagen.