Werkbonnen digitaliseren dankzij app
De mannen van Alferink Melktechniek Wilp BV hoorden voor het eerst van Simple-Simon op de 2016 editie van Exact Live. Zij waren tijdens deze dag aanwezig om zichzelf te verdiepen in de mogelijkheden die zowel Exact Online, als de vele partners te bieden hadden. Dankzij deze inspiratievolle dag ontdekten zij de mogelijkheid om de papieren werkbonnen te vervangen door de slimme werkbonapp van Simple-Simon.
De irritaties van werken op papier stapelden zich op:
- Op elk bureau liggen stapels papier
- Het fysieke planningsbord voor onderhoud hangt verspreid van het wekelijkse planningsbord
- Over en weer bellen om de planning af te stemmen
- Overzicht is ver te zoeken
- Werkbonnen worden als aantekening in de agenda bijgehouden en eind van de week (achteraf dus) ingevuld wat een aantal uur in beslag neemt
- Omzet gaat verloren omdat het materiaalverbruik niet realtime geregistreerd wordt
- Komt onprofessioneel over vergeleken met een tablet
- Handschriften zijn vaak onleesbaar, zelfs voor degene die de werkbon in heeft gevuld
Naast bovenstaande irritatiepunten die de basis vormden om eens te kijken naar een digitale werkbon, vonden ze bij Alferink Melktechniek ook dat het bedrijf simpelweg met de tijd mee moest gaan. Dit betekent het gehele werkproces digitaliseren.
Belangrijke verbeterpunten
Overzicht is een heel belangrijk verbeterpunt dat al snel de nodige voordelen oplevert. De gehele planning wordt in één scherm weergegeven en de planner is altijd up-to-date wat betreft de status van de werkzaamheden. Verder gaat er geen omzet meer verloren omdat reis- en werktijden en verbruikte artikelen direct worden geregistreerd.
Ook komt het professioneel over bij de klant als je aankomt met een smartphone of tablet i.p.v. met een verfrommeld papiertje. Bovendien geschiedt de informatie-uitwisseling van werkbonnen, vragenlijsten en veranderingen in de planning realtime waardoor er geen tijd verloren gaat.
De directe pluspunten van de digitale werkbonnen zijn duidelijk, maar de koppeling tussen Simple-Simon en Exact Online maakt het plaatje compleet. Dit bespaart uren administratief werk in het proces van werkbon naar factuur. Wanneer de werkbon afgerond is, is het maken van een factuur in tijd en moeite een peulenschil.